Rzadko dochodzi do takich sytuacji, ale zdarza się, że z jakiegoś powodu zwolnienie elektroniczne nie dotarło do pracodawcy. To ważne z uwagi na wynagrodzenie i zasiłek chorobowy, który przysługuje z tytułu ubezpieczenia. Sprawdź, jak powinno się postępować!
Od 1 grudnia 2018 r. podstawowym sposobem wystawienia zaświadczenia o niezdolności do pracy jest e-ZLA – e-zwolnienie lekarskie, L4 w formie elektronicznej. Dzięki temu informacja o absencji i jej charakterze powinna automatycznie trafić do zakładu pracy i ZUS-u. Od 2023 r. wszyscy pracodawcy jako płatnicy składek będą mieli obowiązek założenia profilu na PUE ZUS. To jednak nie znaczy, że L4 w formie papierowej zniknie całkowicie. Jeżeli z różnych powodów zwolnienie elektroniczne nie dotarło do pracodawcy, lekarz musi w ciągu 3 dni uzupełnić informacje w systemie e-ZLA. W razie dalszych problemów warto poinformować ZUS, który powinien zająć się całą sprawą. Pacjent wciąż ma 2 dni na zawiadomienie pracodawcy o nieobecności w pracy.
Zwolnienie elektroniczne nie dotarło do pracodawcy – przyczyny zastąpienia e-ZLA wydrukiem
Przed 1 stycznia 2023 r. nie wszyscy pracodawcy byli zobligowani do posiadania swojego profilu PUE ZUS. Do końca 2022 r. wymóg istniał przy zatrudnieniu powyżej pięciu osób. Jeżeli firma zatrudniała 5 lub mniej osób, jej pracownicy mogli mieć obowiązek dostarczenia wystawionego zwolnienia lekarskiego w ciągu 7 dni. W przypadku ciężkich chorób czy hospitalizacji istniało ryzyko spóźnienia i utraty części świadczeń chorobowych. Obligatoryjne dla wszystkich L4 online redukuje to zagrożenie, choć nie likwiduje go całkowicie.
Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie jest całkowicie niezawodna, w niektórych przypadkach problemy wynikają z innych czynników. O tym, że zwolnienie elektroniczne nie dotarło do pracodawcy, najczęściej wiadomo jeszcze w trakcie wizyty czy konsultacji lekarskiej. Najczęstsze powody problemów z dostarczaniem e-ZLA to:
- awaria systemu informatycznego ZUS-u;
- błędy na platformach PUE i e-zwolnienia;
- problemy z prędkością, stabilnością łącza internetowego w przychodni lub u pacjenta przy domowej wizycie lekarskiej;
- tylko do końca 2022 r. – brak profilu PUE płatnika składek.
Awaria systemu nie oznacza, że należy osobiście dostarczyć pracodawcy L4 i wysłać kopię do ZUS-u
W razie kłopotów z siecią lub systemem ZUS lekarz wystawia zaświadczenie lekarskie w papierowej formie. Nie jest równoważny z elektronicznym L4 – usprawiedliwia nieobecność w pracy, ale nie jest podstawą do wypłaty świadczeń chorobowych. Standardowo zwolnienie lekarskie online trafia do systemu, a pracodawca/ZUS weryfikuje jego zasadność i prawo pacjenta do wynagrodzenia/zasiłku. Jeżeli elektroniczne zwolnienie nie trafiło do pracodawcy, lekarz ma 3 dni na wystawienie L4 w e-ZLA i jego rejestrację w ZUS-ie. Pracownik może na bieżąco sprawdzać status swojej sprawy, o ile korzysta z odpowiednich usług e-administracji i ma dostęp do internetu.
Co należy zrobić w sytuacji tymczasowego zawieszenia e-ZLA? Zajrzeć na swój indywidualny profil PUE! Zarejestrować i logować się można na kilka różnych sposobów. A jeśli u lekarza wszystko jest w porządku, a problem pojawia się po stronie pracodawcy lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych? Wydruk ZUS ZLA można przygotować również na podstawie danych z Internetowego Konta Pacjenta, IKP daje możliwość przesłania L4 pracodawcy i do ZUS-u w formie dokumentów elektronicznych. W tym samym miejscu będzie też e-recepta. Oczywiście wszystko pod warunkiem, że znalazły się na nim odpowiednie dane. W razie niezgodności informacji dostępnych w zaangażowanych podmiotach warto prowadzić aktywną komunikację i nie czekać biernie, aż „ktoś” wszystko naprawi.
Czym jest elektroniczne zwolnienie lekarskie? Wygoda dla lekarzy, pacjentów, pracodawców i ZUS-u
Elektroniczne zwolnienie lekarskie jest poświadczeniem niezdolności do pracy, które niemal całkowicie wyparło tradycyjne L4 wystawiane na druczkach ZUS ZLA. Zmieniła się forma, ale moc urzędowa czy prawa i obowiązki pacjenta/pracownika pozostały takie same. W miarę możliwości należy poinformować pracodawcę o swojej niedyspozycji najpóźniej na drugi dzień. W trakcie L4 i pobierania świadczeń chorobowych trzeba:
- powstrzymać się od prac zarobkowych i niekoniecznych;
- robić wszystko, by przyspieszyć rekonwalescencję i powrót do zdrowia – odpoczywać, chodzić na zabiegi, zażywać leki etc.
Elektroniczny system e-ZLA ma za zadanie nie tylko przyspieszyć przepływ informacji, ale też ułatwić kontrolę wystawianych zwolnień lekarskich. I jak pokazują statystyki wstrzymanych i cofanych świadczeń, na pewno poprawił sytuację.