Zwolnienia lekarskie wpływają na planowanie i rozliczanie czasu pracy. W firmach, gdzie ustalane są grafiki, mogą dezorganizować funkcjonowanie poszczególnych komórek. Jak radzić sobie, gdy pracownik idzie na zwolnienie lekarskie, a grafik pracy trzeba zmienić?
Ustalony harmonogram musi ulec zmianie w momencie, gdy wpłyną zwolnienia pracowników. Od zarządzającego wymaga to ponownego przeanalizowania możliwości, rozłożenia pracy na pozostałych członków zespołu, a często wypłaty nadgodzin (muszą one zawsze wynikać ze szczególnych i uzasadnionych potrzeb pracodawcy). Czy chorobowe można uwzględnić w grafiku? Jak poradzić sobie, gdy pracownicy zaczną korzystać z L4?
Zwolnienie lekarskie a grafik pracy
Zwolnienie lekarskie jest zaświadczeniem stwierdzającym czasową niezdolność pracownika do wykonywania obowiązków służbowych. Wystawiane jest przez lekarza, a jego długość zależy od rodzaju schorzenia. Powinno obejmować okres niezbędny do odzyskania zdrowia. Pracownik może otrzymać zwolnienie wystawione przez lekarza w przychodni lub szpitalu, ale również L4 online uzyskane podczas telekonsultacji. Na etapie tworzenia grafiku pracodawca nie powinien uwzględniać dni, które pracownik spędzi na L4.
Co sprawia, że należy mieć na uwadze zwolnienie lekarskie, a grafik pracy jednocześnie konstruować bez jego uwzględniania w harmonogramie czasu pracy? Pewne zwolnienie lekarskie za każdym razem wyznacza liczbę godzin, o jaką trzeba następnie obniżyć wymiar czasu pracy zatrudnionego (biorąc pod uwagę obowiązujący go wymiar czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym). Dzięki tej metodzie pracodawca w prosty sposób będzie mógł ocenić, czy nie doszło do jednej z dwóch sytuacji:
- naruszenia przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy;
- przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.
Ujęcie w grafiku pracownika pełnego miesięcznego wymiaru czasu pracy pozwoli ustalić, o ile godzin należy obniżyć wymiar czasu, jeżeli w danym okresie rozliczeniowym przebywał on na zwolnieniu lekarskim.
Choroba a zmiany w grafiku
Dostarczenie przez pracownika zwolnienia często wymusza na pracodawcy zmianę grafiku. Nie może on wprowadzać żadnych zmian w harmonogramie pracy osoby, która dostarczyła L4. Modyfikacje mogą obejmować grafik pozostałych zatrudnionych. Podstawą takiego działania zawsze muszą być nieprzewidziane okoliczności jak np. chorobowe pracownika. Osoby, które na skutek zmian w grafiku mają zaplanowane godziny nadliczbowe, muszą uzyskać od pracodawcy rekompensatę. Aby nie doszło do naruszenia zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, należy wyznaczyć dla nich inny dzień wolny.
Taki dodatkowy dzień wolny nie może zostać ustalony na czas przebywania pracownika na zwolnieniu. Pracodawca musi ustalić termin w porozumieniu z zatrudnionym. Każde dostarczone do zakładu pracy zwolnienie – czy to e-zwolnienie online, czy wystawione podczas wizyty w przychodni – ma taką samą moc i nakłada na pracodawcę określone obowiązki. Należy podkreślić, że pracownik na L4 podlega ochronie i nie może zostać zwolniony. Pracodawca ma jednak możliwość skontrolowania, czy wykorzystuje on zwolnienie zgodnie z jego przeznaczeniem.
Każde L4 dostarczone do zakładu pracy dezorganizuje pracę i niejednokrotnie wymaga wprowadzania zmian w grafiku. Nie mogą one jednak dotyczyć harmonogramu osoby, która przebywa na zwolnieniu.